印鑑と保管庫
トランスクリプト
こんにちは。日本のビジネスでは、バックオフィスで使用する５種類のアイテムに高度なセキュリティ対策が必要です。このビデオでは、それらのアイテムをご説明した上で、ＨＴＭではどのように安全に管理しているのかをご紹介いたします。
バックオフィスで高度なセキュリティ対策が必要なアイテムは５種類あります：
• 印鑑
• 印鑑証明書
• 法的書類
• 通帳
• キャッシュカード
印鑑 (0:53)
全ての会社は、会社設立時に、代表者印と呼ばれる法人用印鑑を作成します。
契約書などの重要書類には代表印を使用し、その他に、日常業務に使う2種類の印鑑を作成することが一般的です。：銀行印と角印です。
印鑑以外の他の4種類のアイテムにも高度なセキュリティ対策が必要です：
• 印鑑証明書
• 法的書類
• 通帳
• キャッシュカード
キャッシュカード (1:39)
実は、私は日本に来る前、キャッシュカードを使ったことがありませんでした。日本に来て、口座を開設したとき、初めてキャッシュカードをもらいました。自分の国でデビットカードまたはクレジットカードを使っていたように、スーパーの買い物でキャッシュカードを使おうとしました。レジの方がカードを見て、驚いて、「キャッシュカードで支払いは出来ません」と教えてくれました。スーパーから走って、ATMを探しに行って、現金を下ろし、スーパーに戻って、やっと買い物の支払いが出来ました。それで、買い物などではキャッシュカードを使用することができないということがわかりました。
さて、印鑑や証明書、キャッシュカードなどは、すべて重要なアイテムのため、高度なセキュリティが必要です。もし重要な契約書に押印しようとしたときに、代表者印が見つからなかったら、大変です。HTMでは、これらのアイテムを安全に管理するために、専用保管ルームがあります。
保管ルーム (0:57)
保管ルームは、HTMオフィス内にあります。ガラス張りなので、中の状況は誰にでも見えるようになっています。また、同時に１人しか入室できないルールなので、外から室内の人数を確認しています。
保管ルームとその中の金庫へのアクセスは、警備会社が管理と記録をしています。
• 入室には、限られた人しか持っていない、このセキュリティカードが必要です。
• 金庫にアクセスできるのはさらに人数が限られます。開けるには、特別に作られたセキュリテ
ィカード、暗証番号、または鍵のいずれかが必要です。
すべてのアイテムは金庫に保管しています。業務時間中は印鑑を金庫から取り出してテーブルに置きます。透明な蓋が付いた4つの箱に入っています。
箱から出している印鑑を明確にするように、各印鑑の下に、赤いステッカーが貼ってあります。さらに、それぞれの箱に入っている総数を示すために、最後の印鑑の隣には目印が入ります。
もし保管ルームの外で使用する必要があるなら、たとえば所得税を支払うためにキャッシュカードで現金を引き出す場合、金庫にアクセスができる人がアイテムを取り出し、別の人がそのアイテムを使用します。アイテムは取り出された、その日の内に金庫に戻さなければなりません。
防犯カメラ (4:56)
HTMでは、１5台の防犯カメラがあります。保管ルームには3台あります。
• １台目のカメラは印鑑を上から監視します。すべての印鑑が箱に入っているかどうか、また、
誰が取り出したのかを確認できます。
• 2台目のカメラは押印用のテーブルと押印される書類の内容を監視します。このテーブルの4
つの赤いマークに囲まれたエリアで印鑑を押します。
• 3台目のカメラは、金庫を含め、保管ルーム全体を監視します。このカメラで、１人しか入室
していないこと、またその人が入室することが許可された人物かどうかも確認できます。
防犯カメラの映像は月に２回確認し、チェックリストに基づき、レポートを作成しています。なお、チェックする日は、ランダムに選ばれます。
在庫管理 (6:06)
在庫管理は２種類行っています。キャッシュカードと印鑑は1日に2回、そして、５つのアイテム、すべての在庫管理は1か月に1回のペースで行っています。
• 毎日の在庫管理は、朝と夕方に実施(じっし)しており、朝のチェックと夕方のチェックを行う
人は別の人でなければなりません。
• 月ごとの在庫管理は、月末に行われ、保管されているすべてのアイテムの存在を確認します。
各お客様のアイテムの情報が記録されているデータベースと比べることによって確認できま
す。
保管ルームのすぐ近くのコンピュータに、管理ログがあります。このログは、余分(よぶん)なアイテムや不足しているアイテムがある場合、在庫を確認するものとして機能しています。保管ルームにアイテムを追加したり、取り除いたり、または外で使用する場合には、管理ログに詳細(しょうさい)を記録します。
このビデオでは、日本のバックオフィスで使用する５種類のアイテムに必要なセキュリティをご説明し、HTMでは、それらお客様の大切なアイテムをどのように安全に管理しているのかをご紹介いたしました。日本でのビジネスの基礎知識(きそちしき)についてもっとお知りになりたい方は、弊社ウェブサイトにさまざまなビデオをご用意しております。ぜひ、合わせてご覧ください。
ご視聴 ありがとうございました。
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